Metodologías de Mejora de Procesos

Descripción no exaustiva de las diferentes metodologías utilizadas en los últimos años para la mejora de procesos.

Introducción

En el mundo empresarial existen numerosas variables que afectan a los negocios, muchas de ellas impredecibles. Dependiendo de quien pregunte y de lo que se quiera lograr yo digo que transformo organizaciones, resuelvo problemas e implemento herramientas concretas, casi siempre del ámbito de la mejora de procesos.

Partiendo de que cada empresa es diferente, de que en la misma empresa puede haber diferentes culturas dependiendo de las personas, la historia o la ubicación, también no es menos cierto que los problemas se parecen unos a otros, y es que en el fondo me dedico a resolver el clásico problema, cerrar el hueco entre la demanda y la capacidad, es decir, ayudar a las empresas ha hacer lo que les piden sus clientes existentes o potenciales y los medios disponibles.

Existen numerosas técnicas de resolución de problemas y métodos de mejora en la literatura y en la práctica. Determinar cuál es el método más adecuado para conseguir lo que se pretende es otra complicación en sí misma. Muchos métodos surgieron en el seno de organizaciones o entornos muy concretos y se adaptan muy bien a problemas similares, para luego, después de popularizarse, se han convertido en métodos más generales a veces de difícil encaje.

En este artículo se describe de forma no exhaustiva alguno de ellos, ya que literalmente existen decenas, si no cientos.

Diferentes Metodologías

Los inicios, Taylor y Gilbreth

Taylor introdujo en el mundo industrial la Gestión Científica. Su idea consistía en analizar el trabajo para encontrar la mejor manera de realizarlo. El método de gestión científica consistía en dividir un trabajo en sus componentes y analizar y medir cada uno de ellos. Aunque se originó en el sector industrial, el enfoque de Taylor puede adoptarse para resolver problemas en distintos tipos de organizaciones, desde la administración pública y la sanidad hasta el sector servicios. Frank B. y Lilian Gilbreth desarrollaron la gestión científica mientras trabajaban en el sector de la construcción, creando estudios de movimiento independientemente de Taylor, que lógicamente complementaron los estudios de tiempo de Taylor, que con el tiempo se convirtieron en el campo conocido como Estudio de Tiempos y Movimiento. Un componente principal de la aportación de Taylor es su naturaleza cíclica, en forma de mejora continua.

PDCA, Deming y Shewhart

El ejemplo más famoso de este enfoque cíclico es el Ciclo Deming; también conocido como rueda Deming, ciclo Shewhart, Plan,-Do-Chack-Act: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Se trata de un concepto de resolución de problemas que tiene su origen en la metodología científica de Francis Bacon (1561-1626) (Novum Organum, 1620). El método inicia una solución de mejora con un Plan (hipótesis); el plan se ejecuta mediante el Hacer (experimento); la información resultante del experimento se Comprueba y Estudia (evaluación). La etapa final de Actuar (conclusión) completa el ciclo aplicando acciones a los resultados para la mejora necesaria. El principio clave del ciclo Deming es la iteración. Una vez completada una rotación total, ejecutar el ciclo otra vez ampliará aún más los conocimientos. Esta concepción se basa en el principio de que nuestros conocimientos y habilidades son limitados, pero con el aprendizaje continuo pueden mejorarse sin límite potencial. Con el conocimiento mejorado de cada ciclo, también se puede visualizar una representación mejorada del proceso y perfeccionar o incluso cambiar el objetivo final. De este modo, se genera un proceso de aprendizaje y mejora continuos. Al completar cada reiteración, el objetivo estará un paso más cerca.

TPS (Toyota), Kaizen, Lean Thinking.

Una conocida metodología de mejora continua es la metodología Lean Thinking, una filosofía que tiene su origen en el concepto del Sistema de Producción Toyota. El Lean Thinking se esfuerza por eliminar todo tipo de residuos de un sistema, ya sea un flujo, un proceso de fabricación o incluso una operación rutinaria. El concepto de Lean no se limita a la fabricación y se puede aplicar a toda la empresa, incluidas las cadenas de suministro, los procesos de desarrollo de productos y la prestación de servicios. El proceso de Lean Thinking, tal y como lo definen Womack & Jones, trata de especificar el Valor definido por el cliente e identificar el Flujo de Valor en el que opera.

El Lean Thinking permite racionalizar el flujo de operaciones y ayuda a centrarse en la eliminación de cuellos de botella. Esto proporciona a su cliente la opción de tirar de la demanda cuando lo necesite y al proveedor de suministrar sólo cuando sea necesario. Facilita a ambas partes el ahorro de capital en inversiones de inventario y acorta sus plazos de entrega. Como el proveedor sólo produce cuando el cliente tira de la demanda, facilita la personalización para satisfacer las necesidades únicas del cliente. Además, el concepto de Lean se esfuerza en su búsqueda de la perfección a través de mejoras continuas incrementales (Kaizen).

Seis Sigma, DMAIC

De vez en cuando, las empresas y organizaciones necesitan buscar estrategias únicas para aumentar su eficacia y funcionalidad y sobrevivir en el mercado. Seis Sigma fue creado en Motorola en el año 1988 por el ingeniero Bill Smith, como una estrategia de negocios y mejora de la calidad, pero posteriormente mejorado y popularizado por General Electric.

Seis Sigma consiste en un conjunto de métodos estadísticos para analizar sistemáticamente los procesos con el fin de reducir su variación, que a veces se utilizan para apoyar y orientar las actividades de mejora continua de la organización. El conjunto de herramientas de control estadístico de procesos y técnicas analíticas de Seis Sigma está siendo utilizado por varias empresas para evaluar la calidad de los procesos y las áreas de despilfarro a las que pueden aplicarse otros métodos o herramientas de Lean. Seis Sigma también se utiliza para impulsar la mejora de la productividad y la calidad en las operaciones Lean.

Una estrategia de mejora que se está aplicando de forma productiva desde la aparición de Seis Sigma en la década de 1980 es el modelo DMAIC, que significa Definir-Medir-Analizar-Mejorar-Controlar, inspirado en la obra de W.E. Deming. Los expertos en Seis Sigma son muy entusiastas de este modelo para el éxito general de la empresa a través del control de calidad, la gestión de problemas y el sentido común, que lo liga también a las metodologías Lean.

BPR Business Process Reengenering: Reingeniería de Procesos de Negocio

En 1990, el artículo de Michael Hammer en la Harvard Business Review “Don’t automate, obliterate”, inició el movimiento de la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR). Hammer y Champy definen la BPR como “…el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos empresariales para lograr mejoras espectaculares en medidas contemporáneas críticas de rendimiento, como el coste, la calidad, el servicio y la velocidad”.

La Reingeniería de Procesos de Negocio está menos explícitamente enfocada y da lugar a una metodología de mejora más general que las otras metodologías de esta revisión. Su enfoque particular consiste en considerar el cambio radical como medio para mejorar las operaciones. Este cambio subversivo permite el desarrollo de ideas nuevas y revolucionarias, que pueden suponer un cambio drástico en el rendimiento, en contraste con las mejoras evolutivas e incrementales que suelen transmitir los métodos más centrados, como Lean Thinking, Six Sigma e incluso la Gestión Científica de Taylor.

BPM Business Process Management. Gestión de Procesos del Negocio.

Un método emergente de rápida difusión utilizado por empresas de todo el mundo es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM). La BPM es un método de apoyo eficaz a una organización para satisfacer los deseos y necesidades de los clientes que nace en la década de 2010. Se trata de un enfoque de gestión holístico o sistémico que fomenta la eficacia y la eficiencia empresarial al tiempo que busca la innovación, la flexibilidad y la incorporación de la tecnología. A medida que las organizaciones se esfuerzan por alcanzar sus objetivos, el BPM trata de mejorar continuamente los procesos; el proceso de definir, medir y mejorar sus procesos. Por tanto, el BPM puede considerarse un método de “optimización de procesos” asistido por tecnología.

Conclusión

En el mundo empresarial, la implementación de diversas metodologías, desde la Gestión Científica de Taylor hasta el enfoque sistémico de la Gestión de Procesos del Negocio (BPM), ofrece herramientas para resolver problemas, mejorar la eficiencia y adaptarse a las demandas del mercado en constante cambio. Sólo hay que encontrar el marco o método que más se ajuste a nuestro mercado y estrategia.

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