Creación de Oficina de Gestión de Proyectos PMO
Transformación Profesionalización Eficiencia Cambio
- Alcance: Transversales
- Herramientas: Cambio Organizacional
- Sectores: Instalaciones, Proyectos, Renovables
El cliente es una empresa de instalaciones, mantenimiento y energías renovables
El reto:
La empresa se dedica a las instalaciones, mantenimiento y energías renovables para cliente fundamentalmente industrial.
Ha crecido de manera orgánica, donde cada director de obra ha generando conocimiento y metodología de manera independiente. Ello provoca varios efectos:
- Hay demanda creciente de conocimiento técnico, pero no se comparte de manera centralizada y se crean silos de conocimiento.
- Cada director controla todo el proceso desde la demanda del cliente hasta la entrega y certificación. Se producen constantes interrupciones, desde proveedores, montadores, encargados, clientes, etc. El trabajo es muy ineficiente.
- Hay saturación en ciertas tareas y se descuida la gestión de obra más operativa, las visitas a la ejecución y al cliente.
- Debido a la especialización se produce saturación de ciertos directores y desequilibrios en las cargas de trabajo.
- Las tareas administrativas son ineficientes al haber sido creadas ex-profeso, y los datos recogidos son difíciles de compartir.
- Hay una resistencia muy activa al cambio.
Necesita dar un salto y profesionalizar el área de operaciones mediante la creación de una oficina central de gestión de proyectos, aprovechando también la introducción de un nuevo sistema de gestión ERP.
La solución:
Se ejecuta un proceso de toma de datos y diagnóstico que culmina en el diseño y plan de implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos:
- Entrevistas a Directores de Obra, Gerencia, Dirección Financiera, Sistemas y Administración.
- Datos sobre clientes, obras, tipología, duración, rentabilidad.
- Análisis y clasificación de 285 oportunidades, problemas e ideas de mejora.
- Comparación y análisis de gaps frente a las mejores prácticas y modelos de madurez PMMM.
- Selección de tamaño, funciones, composición, posicionamiento y dependencia.
- Diseño de la PMO y Hoja de Ruta para la Implantación, con acciones concretas y cronograma.
El proceso tiene muy en cuenta a las personas por lo que se utilizan herramientas de la Gestión del Cambio.
El impacto:
Con la adopción de una oficina central se persigue:
- Limitar el desgaste profesional
- Reducir errores en diferentes partes del proceso por falta de control
- Incrementar la eficiencia y la competitividad
- Crecer de manera ordenada
- Reconocer, celebrar y compartir el conocimiento técnico
- Eliminar tareas administrativas
- Invertir el tiempo en labores clave
- Proporcionar información relevante para la toma de decisión estratégica
