Recetas para el éxito

Los factores más importantes a la hora de tener éxito en la implantación de un programa de mejora se resumen en cuatro factores principales: 1- La existencia de una #estrategia desplegada que incluya la mejora como uno de sus motores principales 2- La correcta definición del modelo de empresa y sus necesidades para aplicar la metodología y herramientas correctas 3- Las personas son el mayor contribuyente al éxito 4- La experiencia en implantación de metodologías y herramientas

Recetas para el éxito de una implementación.

No existe una receta única, universal, escalable y aplicable a todo tipo de empresa, pero en estos puntos se describen los factores fundamentales para poder establecer un marco de trabajo que permita a cualquier cliente afrontar con más posibilidades de éxito una transformación:

Estrategia:

Es imprescindible la existencia de una estrategia a largo plazo que prevea la inclusión de herramientas para la facilitación de mejoras, en forma de involucración, formación y capacitación de todas las personas de la organización. La mejora es inversión, a medio y largo plazo y con retornos generalmente no inmediatos. La Visión, la forma de hacer las cosas, el estilo o la cultura organizativa es algo que ha de partir de la dirección y se transmite al resto y la detección, resolución y seguimiento de oportunidades de mejora ha de partir de trabajadores y va de abajo hacia arriba. La ejecución de la mejora ha de involucrar a todos los actores. Los errores pueden ocurrir en estos casos:

  • Falta de estrategia: O no existe o falla su despliegue y esto incluye a las posibles actuaciones en materia de mejora, desconocidas por los actores que han de plantear las mismas.
  • Falta de estrategia operativa que ejecute la mejora, Falta de medios, generalmente tiempo.  Provoca reuniones de análisis sin planes, planes sin ejecución, ejecución sin medios materiales ni humanos, falta de acción.
  • Estrategia operativa inconexa sin visión de proceso. Se aplican herramientas óptimas para cada diferentes partes del proceso que pueden desembocar en óptimos locales pero que penalizan el óptimo global de toda la cadena. Es decir, se puede incrementar la capacidad de una parte del proceso, pero penalizar al siguiente creando un cuello de botella y afectando al tiempo de entrega.

Modelos empresariales:

En general, las metodologías más populares generan bibliografía y casos de éxito adaptados a la tipología de empresa más adecuada para su aplicación. TPS, Kaizen y LEAN funcionan muy bien en procesos con poco mix y demanda agregada conocida, automoción, por ejemplo, y 6Sigma en procesos de gran volumen.

Sin embargo, no está extendida para el público general una aproximación sistémica que permita realizar un modelo del tipo de empresa, de su relación con el mercado y de cómo afecta éste a los tipos de producto y de proceso. 

Como resultado se tiende a adoptar herramientas no válidas, adecuadas o de difícil aplicación, como intento de imitar el éxito de ciertas compañías en lugar de utilizar las herramientas adecuadas adaptadas a cada tipo de empresa o estrategia productiva, debido a la falta de modelos que clasifiquen la empresa o las diferentes estrategias, así como las necesidades de éstas y las herramientas y estrategias más adecuadas para conseguir los objetivos de los planes de mejora.

El factor humano:

Salvo en el caso de las mencionadas metodologías derivadas del TPS por lo general se echa de menos a las personas como medio y destinatario principal de la mejora. El factor humano es el mayor contribuyente al éxito de cualquier actuación de mejora. Hay que tener en cuenta la historia, las motivaciones, la situación socioeconómica, el nivel de implicación existente y deseado a la hora de plantear una actuación transformadora a todos los actores: patrocinadores, facilitadores, clientes, proveedores y demás grupos de interés.

Experiencia:

Una vez elegida la metodología o herramienta a aplicar son imprescindibles métodos o guías de aplicación contrastadas y facilitadores o consultores experimentados. Hay principios e incluso herramientas consideradas de aplicación universal cuya bibliografía es extensa y riesgo limitado, y cuya aplicación individual, relativamente sencilla, ya contribuye por sí sola a la mejora.

Sin embargo, por lo general hay decenas de herramientas, que requieren especialistas formados y experimentados, e incluso marcos de trabajo que se malinterpretan como metodologías que no están suficientemente documentadas por ser demasiado innovadoras. Como consecuencia de una implantación incompleta o errónea la tendencia natural es a volver al estado pasado y a recordar la acción como algo inútil de cara a futuras implantaciones.

Errores habituales

Como anexo enumero un listado no exhaustivo con los errores más habituales a la hora de implantar mejoras:

  • Falta de estrategia o estrategia no correctamente desplegada
  • Falta de implicación de la directiva
  • Inversión a largo sin retornos inmediatos
  • Falta de recursos, generalmente en forma de tiempo
  • Falta de visión e implicación
  • Enfoque de la mejora hacia el óptimo local
  • Ausencia de modelos empresariales
  • Falta de comprensión de las necesidades
  • Adopción de herramientas erróneas
  • Falta de experiencia en la ejecución
  • Histórico de fracasos previos
  • Falta de implicación de los mandos
  • Falta de implicación de los operarios
  • Falta de comunicación
  • Metodología de implantación inadecuada
  • Implantador inexperimentado
  • Dificultad de mantenimiento

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